Gestión empresarial – SaaS OnDemand

Cuando con 15 años (tengo ya 35) oí por primera vez, asociado a la tecnología,  la palabra Business Intelligence, ya se decía que era algo imprescindible para la toma de decisiones en una organización y poder anticiparse a los problemas.

Cuando a los 19 años entre a trabajar en Sun Microsystems, la palabra BI (de Business Intelligence) estaba asociada a software y a hardware que sólo las grandes compañías se podían permitir.

Cuando a los 21 años tuve la suerte de participar en mi primer proyecto de Business Intelligence con un equipo de 8 personas y tras tres meses de trabajo se presentó un cuadro de mandos basado en texto, no acabé de entender por qué se asociaba tanta complejidad a lo que técnicamente era sencillo.

13 años después, ‘Business Intelligence’ es un gran desconocido para la gerencia de muchas organizaciones…

Convertir datos en información y definir un conjunto de estrategias e implantar tecnologías que permitan administrar el conocimiento de la organización/empresa, es imprescindible en un mercado cada vez más competitivo y global.

En esta introducción trato de resumir los pasos a dar para adoptar en una organización ‘Business Intelligence’ intentando minimizar los riesgos.

¿Cuándo necesito un BI?

La respuesta que daría es sencilla: siempre. Si en la concepción de cualquier proyecto, departamento, empresa u organización se incluyera un definición clara de cuales son los objetivos a alcanzar, como medir dichos objetivos, que acciones se deben realizar en función de los resultados y cual es la manera de acceder y  compartir ese conocimiento, estaríamos hablando de Business Intelligence.

También asocio ‘Business Intelligence’ a la capacidad de poder analizar información antes de que sea demasiado tarde y poder tomar decisiones correctivas. Porque al final, que el departamento contable te diga que das pérdidas, o que el comercial no haya conseguido sus ventas, o que la cadena de operación se haya quedado sin stock, o que una campaña de marketing no haya funcionado;  es algo que al final se sabe…. pero siempre demasiado tarde.

Estas han sido alguna de las frases de dirección general, financiera, marketing, operaciones o comercial que han motivado proyectos de Business Intelligence en los que he participado.

• No se cuales de mis productos/servicios son los que me están dando mejor rentabilidad ni cual es su evolución en el tiempo.
• Quiero poder ver de un vistazo si existe algún problema en mi organización y que me llegue un aviso.
• Quiero que la fuerza comercial controle sus gastos dándole acceso a su situación y la comparación con sus compañeros.
• En función de cómo van las ventas, me gustaría poder plantear proyecciones con varios escenarios (data mining)
• Voy a realizar una inversión en diferentes medios de promoción, pero quiero poder saber cuál es que mejor está funcionando para terminar de focalizar mejor la inversión y analizar cuantas ventas he logrado conseguir a través de ese medio en particular.
• ¿Estoy aprovechando correctamente el tiempo de mis empleados en función de su coste y la rentabilidad de los proyectos en los que trabaja?
• Quiero mejorar la eficiencia de mi cadena de producción, pero desconozco donde están los puntos de fallo.
• Quiero saber el circulante que necesitaré para el año que viene y cual es el periodo medio de cobro de mis clientes y pago a mis proveedores.
• No puedo esperar a que termine el trimestre para saber si hemos alcanzado los objetivos de ventas planteados  ¿Cómo puedo acceder antes a la información?
• etc..

Hay cientos de necesidades donde ‘Business Intelligence’ aplica y por suerte existe mucha experiencia que permiten extrapolar buenas prácticas a un problema concreto reduciendo tiempos, costes y riesgos.

¿Cómo diseño la adopción de un BI?

Lo primero es definir con la gerencia cuales son los objetivos que se persiguen. Cuál es la visibilidad que se desea tener, la estrategia y evolución en la empresa de la  ’Inteligencia de negocio’ que se está diseñando y reglas de negocio, cuadros de mando, indicadores y decisiones que se quieren implantar. Definir un proyecto por fases acotables y alcanzables ayuda enormemente al éxito de este tipo de proyectos.

Lo siguiente que hay que entender, es que adoptar un sistema de ‘Business Intelligence’ es en sí, es un impacto en la propia organización y se tendrá que trabajar con la resistencia al cambio. El Business Intelligence permite convertir datos en información, pero la calidad de los datos que se deben introducir depende de la organización y sus empleados. Muchas veces el primer paso para comenzar un proyecto de BI , es lograr recoger de forma sistemática datos que no se estaban guardando en ningún sitio, o que quedaban almacenados en papel. Por tanto disponer de un buen sistema de CRM/ERP/eMarketing es muy importante.

Una vez que se tienen claro donde están los datos, se confecciona un sistema central de información (DataWareHouse) que aglutina, normaliza y transforma en datos útiles multitud de fuentes de datos. Por ejemplo, tener una visión de facturación con ventas y con producción, requiere muchas veces recopilar los datos de sistemas heterogéneos. El diseño del ‘DataWareHouse’ es fundamental para el éxito de este tipo de proyectos.

ETL (Extract, Transform and Load) es la metodología y tecnología que permite comunicar diferentes fuentes de datos y alimentar el ‘DataWarehouse’.

Sobre dicho ‘DataWareHouse’ se utilizará un software que permitirá la construcción de informes, cuadros de mandos, reglas de negocio, alertas etc. Además se programará la cadencia de generación e incluso listas de distribución que pudieran recibir la información de forma automática.

A partir de una primera implantación, la expansión del ‘Business Intelligence’ en los diferentes departamentos y áreas de una empresa u organización será más sencilla (basándose en el ‘frame-work’ desarrollado) y podrán beneficiarse para conseguir ser más competitivos y eficientes.

¿Qué tecnología selecciono?

Otros productos en modelo tradicional:

• Cognos
• Oracle

Conclusiones